SURAVIG LTDA., consciente de la importancia de establecer mecanismos en la prevención y mitigación de conductas que se relacionan directamente con acoso laboral o el acoso laboral sexual en la empresa, ha conformado el comité de convivencia laboral, el cual deberá desarrollar actividades que promuevan la participación y toma de conciencia en los trabajadores de un ambiente laboral sano y armonioso, donde también se promuevan condiciones de trabajo digno, justo y donde se proteja la intimidad, honra, salud mental y la libertad de las personas en el trabajo independientemente de su género, raza o religión.

Esta política tiene como objetivo prevenir el acoso laboral o el acoso laboral sexual, así como establecer el compromiso y la responsabilidad de investigar, corregir y sancionar los casos que se puedan presentar. La empresa adicionalmente se compromete a velar por la confidencialidad del proceso y de las partes involucradas.

Así mismo, SURAVIG LTDA. tiene el firme propósito de vigilar el cumplimiento de las normas dirigidas a prevenir cualquier conducta o comportamiento que sea catalogada como acoso laboral o acoso laboral sexual, incluyendo a todos sus trabajadores directos, contratistas o proveedores vinculados a la organización, sin discriminación de nacionalidad, identidad de género, etnia, raza, creencia, estado civil, edad, orientación sexual, entre otros.

En aras de la prevención SURAVIG LTDA realizará acciones como:

• Elaborar el Manual de Convivencia Laboral
• Sensibilizar al personal sobre la prevención del acoso laboral y el acoso laboral sexual, garantizando que todos comprendan sus manifestaciones, consecuencias y la manera de proceder en estos casos.
• Educar en temas que fortalezcan el ambiente laboral, tales como el manejo de conflictos, comunicación y relaciones interpersonales.
• Desarrollar estrategias que promuevan el trato cortés, respetuoso y digno de las personas, en aras de crear y mantener un ambiente laboral propicio para el desarrollo de las tareas que corresponden a la empresa, a la vez que se busca el impulso a la autorrealización de los trabajadores.
• Establecer mecanismos de atención inmediata para proteger a las víctimas de acoso sexual o laboral evitando su revictimización.
• Fomentar una cultura de respeto y cero tolerancias hacia el acoso, incentivando a los empleados a reportar cualquier conducta inapropiada y a apoyar a sus compañeros.
• Establecer sanciones disciplinarias proporcionales y efectivas a los infractores, de acuerdo con la gravedad del acoso comprobado, y conforme al reglamento interno de trabajo y las leyes laborales vigentes.
• Difundir entre todos los trabajadores el contenido de esta política.
• Suministrar los medios para promocionar el respeto a las personas y prevenir todas aquellas conductas o comportamientos que puedan parecer intimidatorios, hostiles o degradantes, que puedan interferir con el desarrollo de las tareas, así como afectar la salud física y mental de las personas que laboran en la empresa.
• Capacitar al comité de convivencia laboral en investigación y procedimiento de resolución de posibles casos que se puedan presentar.

Para los directivos de la empresa el bienestar psicológico. social, físico y laboral de todos sus empleados es de gran importancia, por ello siempre estará atenta a las sugerencias que puedan mejorar las condiciones de trabajo, así como a la atención de las quejas de las personas que considere que ha sido objeto de acoso laboral o sexual, todo en aras de permitir mejor calidad de vida y por ende unas mejores condiciones de trabajo.

La empresa se compromete a implantar y vigilar el cumplimiento de las normas dirigidas a prevenir cualquier conducta o comportamiento que implique la calificación de acoso laboral, a salvaguardar la información que sea recolectada, a la vez que a dar trámite oportuno a las quejas que pueden aparecer en torno al acoso laboral a través del COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL, según resoluciones No. 652 y 1356 de 2012.

Además, en cumplimiento de la Ley 2365 de 2024, SURAVIG LTDA. garantiza los siguientes derechos a las víctimas de acoso laboral o acoso sexual:

• El derecho a la confidencialidad, protegiendo la identidad de la víctima y evitando cualquier tipo de revictimización.
• El derecho a recibir atención integral, incluyendo apoyo psicológico y emocional proporcionado a través de la ARL.
• La opción de solicitar el traslado de área o la posibilidad de teletrabajo si la seguridad o bienestar de la víctima se ven comprometidos.
• La garantía de que no se tomarán represalias contra las personas que denuncien, y se implementarán medidas inmediatas para proteger a la víctima, como la reubicación de la persona investigada, si es necesario.

Bogotá, 12 de Junio de 2025

SURAVIG LTDA., crea la presente política de desconexión laboral en cumplimiento de la Ley 2191 de 2022, la cual se encuentra alineada con el compromiso de la empresa, teniendo como objetivo que exista un balance entre la vida laboral y familiar de todos los trabajadores.

Entendiendo que la desconexión laboral se define como: el derecho que tienen todos los trabajadores a no tener contacto, por cualquier medio o herramienta, bien sea tecnológica o no, para cuestiones relacionadas con su ámbito o actividad laboral, en horarios por fuera de la jornada ordinaria o jornada máxima legal de trabajo, o convenida, ni en sus vacaciones o descansos.

La empresa es consciente de la importancia de facilitar un entorno de bienestar integral, productivo, sano, seguro y adecuado para todos sus trabajadores, brindando el espacio requerido para el uso del tiempo libre, descanso, licencias, permisos y vacaciones como un espacio que permita conciliar la vida personal, familiar y laboral.

De esta manera, la empresa cuenta con la participación activa y la responsabilidad de todos los trabajadores en el cumplimiento de los acuerdos referentes a metas, productividad, horarios, responsabilidades y el aprovechamiento de los espacios de descanso con Desconexión Laboral, construyendo un entorno laboral de bienestar, productivo, favoreciendo la conciliación de la vida laboral y extralaboral.

Como mecanismo de atención de posibles incumplimientos de la política, los trabajadores pueden dar a conocer las situaciones al área de Talento Humano, los cuales en conjunto con todos los trabajadores de SURAVIG LTDA., establecerán actividades tendientes a generar una conciencia y prácticas colectivas de sana convivencia, bienestar, aprovechamiento del tiempo laboral y extralaboral, que promueva los valores vinculados al trabajo en condiciones dignas y justas.

Por su parte la empresa se compromete a realizar acciones para favorecer la productividad en la jornada laboral acordada, retroalimentar el esfuerzo y el desempeño de los trabajadores, permitir la recuperación física y mental del trabajador, aportar al bienestar integral intra y extra laboral, y a la construcción de entornos laborales saludables. Entre dichas actividades estarán:

• Mantener mecanismos mediante los cuales se garantice y se ejerza el derecho a la desconexión laboral, considerando el adecuado uso de las tecnologías de la información y de las comunicaciones.

• Garantizar la disponibilidad de los mecanismos y medios para que los trabajadores, puedan presentar a nombre propio o de manera anónima quejas frente a la posible vulneración de su derecho, conforme a lo establecido en el respectivo procedimiento.

• Ejecutar actividades de sensibilización sobre desconexión laboral.

La presente política está dirigida a establecer los parámetros de desconexión laboral de todos los trabajadores, independientemente del tipo de vinculación laboral, con excepción de:

• Los trabajadores que desempeñen cargos de dirección, confianza y manejo.

• Aquellos que por naturaleza de la actividad o función que desempeñan deban tener una disponibilidad permanente, como, por

ejemplo, organismos de socorro o brigadas de emergencia.

• Situaciones de fuerza mayor o caso fortuito, en los que se requiera cumplir deberes extra de colaboración con la empresa, cuando sean necesarios para la continuidad del servicio o para solucionar situaciones difíciles o de urgencia manifiesta en la operación de la empresa, siempre que se justifique la inexistencia de otra alternativa viable.

Con el fin de dar cumplimiento a la presente política, SURAVIG LTDA., dispone de los recursos necesarios y espera el cumplimiento de todos sus trabajadores.

Bogotá D.C., 12 de junio de 2025

SURAMERICANA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA LTDA, consciente de que el consumo de alcohol y tabaco así como el uso de narcóticos y sustancias enervantes por parte de los trabajadores, contratistas y proveedores, tiene efectos adversos en la salud y en la capacidad para desempeñarse de forma adecuada, creando riesgos que afectan la integridad, eficiencia y productividad laboral; ha definido y establecido una política para PREVENIR el consumo de tabaco, alcohol y drogas; esto con el fin de promover y fomentar el bienestar de los trabajadores, contratistas y personal que visita las instalaciones físicas de la empresa o de los puestos a su cargo y dando cumplimiento a lo estipulado en la Resolución 1075 de 1992, la Resolución 4225 de 1992 y la Ley 1335 de 2009, con los siguientes objetivos:

• Lograr ambientes de trabajo libres de alcohol, drogas y tabaco.
• Mantener procesos seguros eliminando riesgos potenciales por efectos de bebidas alcohólicas, tabaco, uso de sustancias narcóticas y/o uso de drogas enervantes.
• Concientizar y sensibilizar a los trabajadores y contratistas sobre los efectos nocivos, físicos, psicológicos y sociales que acarrea el consumo de bebidas alcohólicas, tabaco y drogas.
• Promover estilos de vida saludables, mediante actividades de promoción y prevención, tendientes a eliminar el consumo de alcohol, tabaco, sustancias narcóticas y/o drogas enervantes.
• Realizar inspecciones sin previo aviso para controlar y/o prevenir el consumo o posesión de alcohol, tabaco y drogas en los lugares de trabajo.

Conforme a este compromiso:

• Se prohíbe presentarse al cumplimiento de sus actividades, obligaciones funciones y/o tareas bajo la influencia de alcohol, narcóticos o drogas enervantes.
• No se permitirá el ingreso a las instalaciones o los puestos de trabajo a cargo de la empresa a trabajadores, contratistas o visitantes, que estén bajo el efecto de bebidas alcohólicas, narcóticos o drogas enervantes.
• Se prohíbe la posesión, uso, distribución o venta de bebidas alcohólicas y tabaco al igual que sustancias narcóticas o drogas enervantes en las instalaciones de la empresa, los puestos de trabajo o siempre que un trabajador se encuentre en actividades en representación de la empresa.

Esta política es de obligatorio cumplimiento por parte de todos los trabajadores de la empresa. Así mismo, SURAMERICANA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA LTDA exige el cumplimiento de esta a sus contratistas y subcontratistas por lo que se les dará a conocer su contenido y requerirá que estos la hagan de obligatorio cumplimiento al personal que designen en la ejecución de los contratos que celebren con la empresa.

La violación de esta política, así como la oposición a las inspecciones, se considera una falta grave y en consecuencia la empresa puede adoptar medidas disciplinarias, inclusive dar por finalizado el contrato de trabajo por justa causa de acuerdo con lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo y la Ley, según sea el caso.

Esta política será publicada y difundida a todo el personal, incluyendo contratistas y subcontratistas, para obtener así su cooperación y participación, esta política será revisada anualmente.

Bogotá, 12 de Junio de 2025

I.  Objetivo

El presente documento tiene por objetivo establecer los principios, términos y condiciones para el tratamiento de datos personales, actividad que incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de la información que se suministra a SURAVIG LTDA en el desarrollo de su objeto social.

Adicionalmente, la Política de Tratamiento de Datos Personales establece los derechos de los Titulares de la Información y los procedimientos para hacerlos efectivos.

II.  Marco Legal

De conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política las personas tienen el derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos tanto de entidades públicas como privadas.

Este derecho fundamental fue desarrollado por la jurisprudencia de la Corte Constitucional y por la ley. En el 2008 se expidió la Ley 1266, ley especial y sectorial que regula el denominado “hábeas data financiero” conforme al cual toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ella en bancos de datos, particularmente en relación con la información financiera y crediticia, comercial, de servicio y la proveniente de terceros países.

Posteriormente, se expidió la Ley estatutaria 1581 de 2012, la cual fue objeto de pronunciamiento previo por parte de la Corte Constitucional mediante Sentencia C-748 de 2011, por la que se precisó la naturaleza y alcance de dicha norma. Esta ley regula de manera general la protección de los datos personales. Para entender el esquema normativo en cuanto a la Ley 1266 de 2008 y su relación con la Ley 1581 de 2012 es pertinente ilustrar el tema a partir de lo manifestado por la propia Corte Constitucional en los apartes de citada sentencia que se transcriben a continuación:

“Una lectura conjunta del inciso tercero y del parágrafo permite concluir que el primero prevé una serie de casos exceptuados de las reglas del proyecto de ley, debido a que requieren reglas especiales, como las que se introdujeron en la Ley 1266 para datos personales financieros y comerciales destinados a calcular el riesgo crediticio. Estas hipótesis requieren una regulación especial, por cuanto son ámbitos en los que existe una fuerte tensión entre el derecho al habeas data y otros principios constitucionales (como el derecho a la información, la seguridad nacional y el orden público), tensión que para ser resuelta requiere reglas especiales y complementarias. Sin embargo, de conformidad con a la primera parte del parágrafo, estas hipótesis no están exceptuadas de los principios, como garantías mínimas de protección del habeas data. En otras palabras, las hipótesis enunciadas en el inciso tercero son casos exceptuados -no excluidos-de la aplicación de las disposiciones de la ley, en virtud del tipo de intereses involucrados en cada uno y que ameritan una regulación especial y complementaria, salvo respecto de las disposiciones que tienen que ver con los principios.”

Teniendo en cuenta el marco normativo descrito, la información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países será objeto de tratamiento conforme a los previsto en la Ley 1266 de 2008 y las normas que la complementan, desarrollan, modifiquen y/o sustituyan. Según lo previsto en el literal j) del artículo 3 de la citada Ley la información regulada por ella es aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen.

La demás información no comprendida dentro del alcance de la Ley 1266 de 2008 será tratada conforme a la Ley 1581 de 2012 y las normas que la complementan, desarrollan, modifiquen y/o sustituyan.

III.  Alcance

Todos los funcionarios de SURAVIG LTDA deben cumplir integralmente con la normatividad que regula la protección de datos y la presente política.

Igualmente, la casa matriz y sus compañías vinculadas, los contratistas, proveedores, asesores y consultores de SURAVIG LTDA estarán obligados a cumplir con la normativa de protección de datos personales y la presente política en la medida que tengan alguna responsabilidad respecto de su tratamiento.

IV.  Principios

• Los principios de la Ley 1266 de 2008 como son: a) principio de veracidad y calidad de los registros o datos, b) principio de finalidad, c) principio de circulación restringida, d) principio de temporalidad de la información, e) principio de interpretación integral de derechos constitucionales, f) principio de seguridad, y g) principio de confidencialidad.

• Los principios de la Ley 1581 de 2012 como son: a) principio de legalidad en materia de tratamiento de datos, b) principio de finalidad, c) principio de libertad, d) principio de veracidad o calidad, e) principio de transparencia, f) principio de acceso y circulación restringida, g) principio de seguridad, y h) principio de confidencialidad.

V.  Recolección de Datos Personales

SURAVIG LTDA recolecta los datos personales de los Titulares de la Información que son requeridos para el desarrollo de su objeto social y les da el tratamiento necesario para cumplir los compromisos contractuales con sus clientes, proveedores, su casa matriz y las entidades vinculadas a ella, con las finalidades que se señalan en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Para la recolección de los datos personales, SURAVIG LTDA solicitará la autorización de los Titulares de la Información de conformidad con el modelo de autorización, que constituye un anexo del presente documento. El responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

1. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad de este.

• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

• Los derechos que le asisten como Titular.
• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento.

El responsable del Tratamiento deberá conservar prueba de la autorización y de la información suministrada para su obtención. Así mismo, debe entregar copia de la autorización al Titular cuando la solicite.

Con el fin de mantener actualizada la información que reposa en sus bases de datos, SURAVIG LTDA consulta, complementa y/o actualiza los datos personales, a través de bases de datos manejadas por diferentes operadores, con el debido cumplimiento de la normatividad aplicable.

VI.  Finalidad del Tratamiento de Datos Personales

Los datos personales de los Titulares de la Información serán recolectados, almacenados, procesados, usados, circulados, transferidos, transmitidos, compartidos y/o suprimidos, de conformidad con el vínculo contractual que se haya establecido, en las siguientes bases de datos y con la finalidad indicada para cada una de ellas:

• Maestro de Clientes. Es una base de datos que almacena toda la información de los Clientes de la Compañía, que incluye entre otra la siguiente: razón social, personas de contacto, dirección de sucursales, teléfonos, correos electrónicos, información bancaria, Rut, estados financieros, etc. Esta información que se recauda mediante formatos físicos diseñados para el efecto, por parte de la fuerza comercial, y otra que se obtiene de fuentes complementarias es utilizada por el área financiera de la Compañía para evaluar la capacidad financiera y de pago de los Clientes a quienes se le suministra los producto fabricados o distribuidos por la Compañía.

• Maestro de Proveedores. Es una base de datos que almacena toda la información de los Proveedores de la Compañía, que incluye entre otra la siguiente: razón social, personas de contacto, dirección de sucursales, teléfonos, correos electrónicos, información bancaria, Rut, estados financieros, etc. Esta información que se recauda mediante formatos físicos diseñados para el efecto, por parte de los funcionarios del área de compras, y otra que se obtiene de fuentes complementarias es utilizada por las áreas financiera y de logística de la Compañía para evaluar la capacidad financiera y de cumplimiento de los Proveedores y determinar aquellos con los que resulte conveniente establecer las relaciones comerciales y jurídicas que instrumentan la prestación de servicios y suministro de bienes que requiera la Compañía para su operación y funcionamiento.

• Maestro de Empleados. Es una base de datos que almacena toda la información de los Empleados de la Compañía, que incluye entre otra la siguiente: dirección, teléfonos, historial laboral, datos de familia, cuenta bancaria, etc. Esta información que se recauda mediante formatos físicos diseñados para el efecto, por parte de los funcionarios del área de gestión humana, y otra que se obtiene de fuentes complementarias es utilizada por dicha área de la Compañía para efectos de los procesos de vinculación de trabajadores y administración de la relación laboral. En esta base de datos se conservará la información de las personas que dejaron de tener la calidad de empleados hasta por el término legal.

En general la Compañía utiliza la información suministrada para el desarrollo de su objeto social. En caso de que se vaya a realizar un uso diferente al señalado anteriormente, SURAVIG LTDA solicitará de forma previa a los Titulares de la Información la autorización correspondiente.

VII.  Tratamiento de los Datos Personales

El tratamiento de la información incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transferencia y supresión de los datos personales que se suministren a SURAVIG LTDA, de conformidad con lo previsto en Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que las modifiquen, sustituyan, desarrollen y/o complementen. Para el tratamiento de la información SURAVIG LTDA podrá:

(i) administrar la información recolectada en una o varias bases de datos según la forma y organización que estime conveniente, (ii) verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares de Información, con cualquier información de que disponga legítimamente, (iii) consultar y evaluar cualquier información que sobre los Titulares de Información se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, (iv) realizar las actividades correspondientes a los fines señalados en la sección anterior de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y todas aquellas conexas a las mismas, y (v) compartir los estudios que realice sobre la base de la información recolectada con su matriz, las vinculadas a ella y con los aliados de negocios con los que establezca relación comercial o jurídica para el desarrollo de su objeto social.

SURAVIG LTDA tiene un compromiso con el adecuado manejo de la información que le suministran sus Clientes, Proveedores, Empleados y demás personas que tienen relación ella. Para el efecto, deberá velar por la conservación de la confidencialidad de aquella información que tiene carácter reservado.

Para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de los niveles de servicio ofrecidos SURAVIG LTDA requiere transmitir datos personales a su matriz, entidades vinculadas a ella y a terceros que le presentan servicios de soporte y/o control para su correcto funcionamiento. Adicionalmente, SURAVIG LTDA suministra, cuando se requiere, la información a sus asesores y consultores para el cumplimiento de las labores que se encomienden a ellos. La transferencia de información se realiza con base en acuerdos de confidencialidad a través de los cuales se protege la reserva de la información y el debido cumplimiento de la Presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

De forma previa al tratamiento de los datos personales, SURAVIG LTDA solicitará a los Titulares de la Información la autorización correspondiente de conformidad con lo previsto en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, utilizando para el efecto el modelo anexo a ella.

SURAVIG LTDA está obligada a suministrar datos personales de los Titulares de la Información a entidades judiciales o administrativas y a entidades de control, previo requerimiento por parte de ellas. Así mismo, los datos personales de los titulares podrán ser conocidos debido a procesos de auditoría externa por parte de los revisores fiscales, quienes tienen la obligación legal de mantener su confidencialidad.

La información recolectada por SURAVIG LTDA se conserva por el tiempo requerido por la normatividad aplicable.

VIII.  Seguridad de la Información

SURAVIG LTDA cuenta con procedimientos y herramientas tecnológicas que permiten una administración segura de la información recolectada y el funcionamiento de los controles para verificar el cumplimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales. Igualmente, SURAVIG LTDA cuenta con planes de contingencia orientados a mantener la continuidad de la operación y que le permiten administrar situaciones que puedan poner en riesgo la información recolectada.

En este sentido es pertinente señalar que SURAVIG LTDA cuenta con seguridades razonables para impedir el acceso no autorizado a sus sistemas de información, de tal suerte que terceros sin permiso no cuentan con la posibilidad de manipular los datos personales recolectados y almacenados por la Compañía. Únicamente las personas autorizadas por SURAVIG LTDA pueden acceder a la información de conformidad con lo previsto en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Las bases de datos que administra SURAVIG LTDA están almacenadas y protegidas en un servidor dentro las instalaciones de la Compañía, aislado de accesos no autorizados. La información puede ser consultada únicamente por las personas que tienen claves de seguridad asignadas, las cuales se entregan exclusivamente a los empleados de las áreas responsables de cada una de las bases de datos según se indica en la sección XVIII de la presente Política de Tratamiento. El área de sistemas de la Compañía es la encargada de la administración de estas bases.

No obstante, lo anterior, SURAVIG LTDA no será responsable por ataques informáticos y, en general, por cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales, ya sea por la Compañía o por los terceros con los que ella tenga la relación contractual respectiva.

SURAVIG LTDA cumplirá con las instrucciones que en relación con medidas de seguridad determine la Superintendencia de Industria y Comercio conforme al artículo 19 del decreto 1377 de 2013 y las normas que lo complementen, desarrollen, modifiquen y/o sustituyan.

IX.  Datos de Niños, Niñas y Adolescentes

SURAVIG LTDA no recolecta y da tratamiento a datos personales de niños, niñas y adolescentes.

X.  Datos Sensibles

Las respuestas a las preguntas realizadas sobre datos personales sensibles son facultativas. El tratamiento de datos sensibles se hará sólo cuando el titular de los datos ha dado su consentimiento explícito o cuando existen excepciones legales.

XI.  Derechos de los Titulares

El Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a SURAVIG LTDA, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en la ley aplicable;

• Ser informado por el responsable del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas por la infracción a la normatividad aplicable;
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable ha incurrido en conductas contrarias a la normatividad vigente. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Las autorizaciones de tratamiento otorgadas para fines distintos de la ejecución propia del contrato o de la relación jurídica o comercial que tenga con SURAVIG LTDA podrán ser revocadas en cualquier momento;

• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. El Titular de la Información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la Información que motiven nuevas consultas, entendiéndose por sustancial cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento;

• Los demás previstos en la Ley 1266 de 2008 y en la Ley 1581 de 2012 y las normas que las modifiquen, sustituyan, desarrollen y/o complementen.

1.               Personas Autorizadas

Los derechos de los Titulares de la Información podrán ejercerse por las siguientes personas, acreditando la calidad correspondiente:

1. Por el Titular, quien deberá presentar el documento de identidad.

• Por sus causahabientes, quienes deberán presentar el documento de identidad, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de identidad del Titular.

• Por el representante y/o apoderado del Titular, quien deberá presentar documento de identidad válido, documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y el número del documento de identidad del Titular.

• Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los solicitantes deberán anexar los documentos que acrediten su condición para actuar frente a SURAVIG LTDA

2.               Trámite de Consultas

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender una consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

3.               Trámite de Peticiones o Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos que administra SURAVIG LTDA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley aplicable, podrán presentar una petición o reclamo ante el responsable del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

• Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho

(8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• El término máximo para atender una petición o reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4.               Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio

El titular, causahabiente o apoderado deberá agotar en primer lugar el trámite de consulta o reclamo, antes de dirigirse a la Superintendencia de Industria y Comercio.

XII.       Vigencia y Modificaciones de la Política de Tratamiento de Datos Personales

La presente versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales se publicó y aprobó el día 25 del mes de Abril del año 2025.

SURAVIG LTDA se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la cartelera ubicada en las instalaciones de la empresa para el conocimiento de las partes interesadas.

En SURAMERICANA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA LTDA – SURAVIG LTDA LTDA, nos dedicamos a la prestación de servicios de seguridad y vigilancia, con un firme compromiso en proteger a nuestros clientes mediante un enfoque centrado en la calidad, el profesionalismo y el cumplimiento. Reconocemos la importancia de establecer un marco robusto para la gestión y mitigación de los riesgos asociados al Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y la Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (LA/FT/FP), con el fin de proteger la integridad de nuestras operaciones y la seguridad de todas las partes interesadas.

Para garantizar una cultura corporativa sólida y cumplir con las normativas vigentes, la alta dirección de SURAMERICANA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA LTDA – SURAVIG LTDA se compromete a la implementación y mantenimiento efectivos del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT 2.0.), asumiendo los siguientes compromisos:

• Asegurar la transparencia en todas las operaciones y el cumplimiento de las normativas locales e internacionales relacionadas con el SARLAFT 2.0., promoviendo una cultura de integridad y ética en la organización.
• Establecer procedimientos claros para la identificación y evaluación de riesgos asociados al lavado de activos y la financiación del terrorismo, garantizando que se realicen análisis de riesgo en todas las operaciones y relaciones comerciales.
• Realizar auditorías internas periódicas del Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT 2.0.) para evaluar su efectividad, identificar debilidades y asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos.
• Colaborar plenamente con las autoridades competentes en la lucha contra el lavado de activos y la financiación del terrorismo, proporcionando la información necesaria y facilitando auditorías y revisiones.
• Implementar medidas rigurosas de debida diligencia para identificar y evaluar los riesgos asociados al LA/FT/FP en todas las actividades, transacciones y operaciones, incluyendo la verificación de contrapartes, como clientes, contratistas, socios, representantes legales y apoderados.
• Promover activamente el reporte de cualquier actividad vinculada con señales de alerta relacionadas con el LA/FT/FP, garantizando que colaboradores, contratistas y partes interesadas puedan realizar estos reportes sin temor a represalias y en cumplimiento con la normativa aplicable.
• Poner a disposición canales seguros y confidenciales para que colaboradores y contratistas reporten cualquier actividad sospechosa relacionada con el LA/FT/FP.
• Consultar las listas vinculantes y restrictivas relacionadas con LA/FT/FP para verificar a las contrapartes, incluyendo servidores públicos, trabajadores oficiales, clientes y contratistas, junto con sus socios, representantes legales y apoderados.
• Reportar de manera inmediata a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) cualquier operación sospechosa relacionada con el LA/FT/FP que se tenga conocimiento.
• Definir las reglas de conducta que deben tener los empleados de la empresa mediante el Código de Ética y conducta, para prevenir cualquier riesgo y cumplir las políticas, lineamientos y la normatividad aplicable.
• Revisar y actualizar periódicamente esta política y los procedimientos relacionados con el SARLAFT 2.0., basándose en los resultados de auditorías internas, cambios en la normativa aplicable y la evolución de los riesgos identificados.
• Asignar los recursos, competencias y capacidades necesarias para el funcionamiento eficaz del SARLAFT 2.0.

Bogotá D.C., 15 de julio de 2025

En SURAMERICANA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA LTDA SURAVIG LTDA, la transparencia y la ética son pilares fundamentales de nuestra operación y desempeño. Reconocemos que, para mantener la confianza de nuestros clientes, colaboradores, proveedores y de la sociedad en general, es esencial actuar con integridad en todos los aspectos de nuestro negocio. Por ello, hemos adoptado esta política de transparencia y ética empresarial, que refleja nuestro compromiso con una gestión íntegra, responsable y en cumplimiento con las normativas legales.

Este documento tiene como objetivo establecer las directrices y compromisos que guían a SURAMERICANA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA LTDA SURAVIG LTDA en la adopción de estándares éticos y transparentes, aplicables en todas nuestras actividades, desde la prestación de servicios de seguridad y vigilancia hasta la interacción con nuestras contrapartes. Consideramos que el respeto por los principios éticos no solo garantiza la sostenibilidad de la empresa, sino que también contribuye a la construcción de una sociedad más justa y segura.

Con base en estos principios, hemos establecido una serie de compromisos que guiarán nuestras acciones y decisiones en todas las áreas de la empresa. Estos compromisos están diseñados para asegurar que cada proceso, interacción y operación de SURAMERICANA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA LTDA SURAVIG LTDA se lleve a cabo de manera ética y transparente, promoviendo la confianza mutua con nuestros clientes, proveedores y colaboradores. A continuación, detallamos los compromisos que asume la organización para garantizar la correcta implementación de esta política de transparencia y ética empresarial.

• Asegurar que todas nuestras operaciones y decisiones cumplan con las leyes, regulaciones y normativas nacionales e internacionales aplicables.
• Fomentar relaciones transparentes y honestas con clientes, proveedores, socios y colaboradores, rechazando cualquier forma de soborno, corrupción o práctica desleal.
• Impulsar y mantener una cultura organizacional basada en principios éticos, donde se promueva la honestidad, el respeto y la responsabilidad en todas las acciones de los colaboradores.
• Salvaguardar la privacidad de la información y datos personales de nuestros clientes, colaboradores y partes interesadas, asegurando su manejo adecuado y cumpliendo con la normativa de protección de datos.
• Garantizar que todas las comunicaciones internas y externas sean claras, veraces y oportunas, brindando información precisa y actualizada sobre nuestras operaciones y políticas.
• Establecer mecanismos de control interno y auditorías periódicas para garantizar que los procesos de la organización se realicen conforme a los más altos estándares de ética y transparencia.
• Implementar procesos de debida diligencia en la selección de proveedores, contratistas y socios, verificando que compartan los valores y principios éticos de la empresa.
• Facilitar canales seguros y confidenciales para que los colaboradores, contratistas o cualquier parte interesada puedan reportar irregularidades o actos contrarios a la ética, garantizando que no haya represalias.
• No encubrir, facilitar o participar en actividades relacionadas con el lavado de activos, la financiación del terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.
• Revisar y actualizar esta política de manera periódica para asegurar su vigencia y adecuación a los cambios normativos que puedan surgir.

Bogotá D.C., 15 de julio de 2025

SURAMERICANA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA LTDA SURAVIG LTDA realiza procesos de debida diligencia a todos los clientes con los que mantiene una relación comercial, con el objetivo de prevenir y controlar los riesgos asociados a LA/FT/FPADM y de cumplir la normativa legal vigente. En este sentido, la empresa ha desarrollado una estructura documental para el adecuado conocimiento de la contraparte conforme a los factores de riesgo LA/FT/FPADM, la matriz de riesgos y la materialidad del riesgo.

Por tanto, para garantizar el cumplimiento de esta obligación, SURAMERICANA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA LTDA SURAVIG LTDA, ha adoptado las siguientes medidas de debida diligencia:

• La identificación del cliente se realiza con el diligenciamiento del formulario de conocimiento, donde se solicitan datos generales de identificación, información bancaria, información tributaria, origen de fondos, operaciones en moneda extranjera, entre otros aspectos.
• Solicitud de documentos como RUT, Cámara de Comercio, Identificación de Representante Legal, Estados financieros y Formulario de Conocimiento diligenciado.
• Validar la veracidad de los datos suministrados por el cliente mediante fuentes confiables, como bases de datos públicas o privadas, organismos gubernamentales, listas restrictivas y proveedores especializados.
• Conocer al representante legal, miembros de la Junta Directiva o Consejo de Administración o beneficiarios finales con participación igual o superior al 5% del capital social en caso de tener naturaleza societaria.
• Contar con las declaraciones y revelaciones relacionadas (origen de fondos, protección de datos personales, declaración de ser Persona Expuesta Políticamente, operaciones internacionales, relacionamiento con entidades públicas, etc.).
• Clasificar a los clientes según el nivel de riesgo, tomando en cuenta factores como actividad económica, jurisdicción de origen, uso de efectivo, presencia en listas restrictivas, entre otros.
• Incluir procedimientos para la identificación y evaluación del riesgo asociado a clientes PEP nacionales o extranjeras, así como sus familiares y allegados cercanos.
• Aplicar medidas reforzadas en los casos que involucren clientes de alto riesgo, relaciones sin presencia física, países o jurisdicciones no cooperantes o con deficiencias estratégicas en la lucha contra el LA/FT/FPADM.
• Realizar seguimiento constante a la relación comercial, incluyendo el análisis periódico de la información recolectada y la revisión de las transacciones realizadas para identificar patrones inusuales o sospechosos.
• Consultar a la contraparte en listas restrictivas o vinculantes de carácter nacional e internacional, como parte del proceso de prevención y control. La empresa llevará a cabo procesos de actualización y reevaluación del perfil de riesgo del cliente, al menos una vez al año o cuando existan cambios significativos en la información.
• Establecer una periodicidad clara para la actualización de los datos y documentos de los clientes, considerando el nivel de riesgo asignado. No debe ser superior a 1 año para clientes de alto riesgo y hasta 2 años para los demás.
• Asegurar que todo el personal involucrado en procesos de vinculación, seguimiento y monitoreo reciba formación continua en materia de prevención del LA/FT/FPADM.
• El proceso de Debida Diligencia deberá iniciarse lo antes posible, de preferencia antes de cerrar la relación comercial o de negocio con el Cliente.
• Conservar los documentos, registros y formularios de conocimiento del cliente por un período mínimo de cinco (5) años contados a partir del momento de finalización de la relación comercial.
• Rechazar la vinculación o finalizar la relación con aquellos clientes que se nieguen a proporcionar la información requerida o que brinden datos inconsistentes.
• SURAVIG LTDA. se abstendrá de mantener relaciones comerciales con aquellos clientes en los que, tras el análisis de Debida Diligencia, se identifiquen riesgos relacionados con corrupción, lavado de activos, fraude u otras conductas similares, y no se haya implementado un plan de mitigación adecuado para gestionarlos.

Estas medidas hacen parte del compromiso de SURAMERICANA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA LTDA SURAVIG LTDA con la transparencia, la ética empresarial y la protección de la empresa frente a actividades ilícitas. Cualquier situación atípica o indicio de irregularidad será evaluada por el Oficial de Cumplimiento, quien determinará la aplicación de medidas reforzadas o la terminación de la relación comercial, en caso de ser necesario.

La presente política será divulgada a todos los clientes de la organización y será revisada y actualizada de manera anual o cuando se presenten cambios normativos, estructurales, operativos o de contexto que lo ameriten, con el objetivo de garantizar su eficacia en la prevención de riesgos LA/FT/FPADM.

Bogotá D.C., 15 de julio de 2025